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- Quels avantages a-t-on à utiliser un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?
- Quelles conditions permettent-elles de bénéficier d’un coffre-fort numérique ?
- Informer les salariés de la mise en place d’un coffre-fort électronique
- Respecter le RGPD
- Faire un choix d’un coffre-fort numérique adapté à ses besoins
- Pourquoi choisir le coffre-fort numérique pour ses documents RH ?
- Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?
Quand on est chef d’entreprise, on sait forcément que la loi impose que l’on conserve certains documents. Parmi ceux-ci, il y a les bulletins de paie qui sont délivrés chaque mois aux employés.
D’après l’article L3243-4 du Code du travail, une copie de chaque justificatif de rétribution doit être gardée pendant au moins cinq ans, et ce, qu’elle soit physique ou numérique.
Il n’y a qu’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie qui puisse faciliter une telle conservation de façon sécurisée. Voici la quintessence de ce qu’il convient de retenir.
Quels avantages a-t-on à utiliser un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?
Depuis 2017, le service public a généralisé la dématérialisation de la fiche de paie. La même disposition prévoit que si un salarié s’y oppose, c’est le format papier qu’il faudra garder.
Une fiche de paie papier implique des contraintes :
- Une impression toutes les fois que cela est nécessaire ;
- Un photocopiage de l’exemplaire conservé ;
- Des envois par courrier ;
- Une remise en main propre, etc.
Cela devient compliqué si les employés qu’on dirige sont majoritairement des techniciens ou des ouvriers qui sont constamment sur le terrain.
Un coffre-fort numérique dédié au bulletin de paie assure la protection et la confidentialité de documents et de données personnelles sensibles.
Il évite ainsi des risques tels que :
- La falsification ou la perte de documents ;
- La destruction ou l’usurpation de données ;
- L’absence de valeur juridique, etc.
La numérisation de la fiche de paie est bénéfique aussi bien pour l’employeur que pour le travailleur.
Si le coffre-fort n’est pas obligatoire, il est tout de même avantageux à bien des égards.
Quelles conditions permettent-elles de bénéficier d’un coffre-fort numérique ?
Ce dispositif sécuritaire exige, pour en jouir, d’observer un minimum de formalités.
Informer les salariés de la mise en place d’un coffre-fort électronique
L’employeur peut décider d’utiliser un coffre-fort numérique pour son entreprise sans avoir besoin de l’accord préalable du travailleur.
Il a le devoir d’informer tous les collaborateurs d’un tel changement.
L’embauché est en droit de refuser la numérisation de son bulletin de paie et d’exiger à recevoir une version physique du document.
Il doit alors le notifier au service chargé des appointements de l’entreprise pour laquelle il travaille ainsi qu’à l’employeur.
Respecter le RGPD
Les employeurs doivent se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) pour envoyer les fiches de salaire.
Ils doivent garantir la protection des données privées qui y figurent et éviter leur diffusion.
Faire un choix d’un coffre-fort numérique adapté à ses besoins
De nombreuses offres sont disponibles. Opter pour l’une ou l’autre d’entre elles demande de bien considérer différents aspects.
Avoir un grand effectif d’employés veut dire qu’on a beaucoup de documents à traiter.
Il faut tenir compte de ce paramètre pour se doter d’un espace de stockage suffisant et proportionnel à son volume de données.
Il est aussi primordial de bien se renseigner à propos des conditions d’utilisation.
L’accès sécurisé et la traçabilité sont d’une importance capitale et doivent, de fait, être assurés. La signature électronique est un élément sur lequel il faut être pointilleux.
Juridiquement, le coffre-fort numérique se doit de respecter les normes AFNOR NF Z42 -103 sur l’archivage électronique et NF Z42-200.
Le coffre-fort électronique pour bulletin de paie doit idéalement être compatible avec le SIRH paie qu’on a. La distribution automatique des bulletins n’en sera plus qu’aisée.
Pourquoi choisir le coffre-fort numérique pour ses documents RH ?
Avec le coffre-fort numérique, on peut non seulement diffuser et conserver ses bulletins de paie, mais aussi tous les autres documents importants, comme les contrats de travail par exemple.
Toutes les données numérisées sont regroupées au même endroit de façon sûre.
Les collaborateurs peuvent y accéder dès qu’ils en ont besoin. Le système permet d’offrir à chaque salarié la possibilité de recevoir ses fiches de paie en version papier ou électronique.
Une fois parti, un ancien employé a la possibilité de télécharger tous ses bulletins de paie. Cela ne nécessitera qu’un clic.
Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?
Pour accéder aux informations stockées dans le coffre-fort numérique de bulletin de paie, il suffit de bien se faire identifier par le système afin de pouvoir se connecter.
Cela est possible depuis n’importe quel appareil électronique : ordinateur, tablette ou smartphone.
On reçoit un message par SMS. Celui-ci attribue un login, c’est-à-dire un identifiant unique et un mot de passe personnel correspondant.
Un code de sécurité est aussi joint à ces données qu’il faut saisir.
