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- Est-ce vraiment une obligation d’utiliser un logiciel de facturation ?
- Dans quelles situations l’utilisation d’un logiciel de facturation conforme est une obligation ?
- Comment faire le bon choix d’un logiciel de facturation conforme ?
- L’organisation comptable de votre société
- L’ergonomie et la praticité du logiciel
- Les possibilités de personnaliser le logiciel de facturation
- Comment reconnaît-on un logiciel de facturation performant ?
Est-ce vraiment une obligation d’utiliser un logiciel de facturation ?
La loi de finances 2016 a apporté beaucoup de changements en ce qui concerne la réglementation dans le domaine de la facturation. C’est pourquoi beaucoup d’entrepreneurs se demandent si l’utilisation d’un logiciel de facturation est obligatoire. En fait, il ne s’agit pas vraiment d’une obligation. En effet, la loi française n’oblige pas les entreprises à avoir ce type de logiciel. Seulement, il faut que les devis et les factures soient parfaitement conformes à la réglementation.
Donc, vous pouvez utiliser tous les moyens et tous les outils que vous voulez pour votre comptabilité du moment que les factures répondent aux normes. Toutefois, si la théorie est aussi simple, ce n’est pas le cas dans la pratique. Effectivement, il y a des cas où l’utilisation d’un bon logiciel de facturation répondant aux réglementations est indispensable.
Dans quelles situations l’utilisation d’un logiciel de facturation conforme est une obligation ?
Il y a des cas où vous êtes obligé de recourir à un logiciel de facturation. En effet, cela a pour objectif d’apporter des améliorations sur le contrôle des flux financiers et les taxes qui en découlent. L’Union Européenne a émis des instructions pour l’application d’une meilleure traçabilité. Vous devez savoir que ces directives ont déjà été appliquées dans la loi française.
Ainsi, la loi de finance de 2016 a mis en place l’obligation de toute entreprise à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse. Un outil qui répond parfaitement aux différentes conditions de conservation, de sécurisation, d’inaltérabilité et d’archivage des données pour le contrôle de l’administration fiscale. Cela concerne notamment les entreprises assujetties enregistrant des paiements et assujetties à la TVA.
Comment faire le bon choix d’un logiciel de facturation conforme ?
Votre entreprise est concernée par cette obligation sur le logiciel de facturation et vous ne savez pas sur quel outil choisir parmi les nombreux logiciels qui vous sont proposés ? Voici les différents critères à prendre en considération pour faire le bon choix.
L’organisation comptable de votre société
Pour commencer, il est important de connaître si la comptabilité va être gérée en interne ou déléguée à un expert-comptable. Si vous envisagez la gestion en interne, alors, privilégiez un pack tout-en-un comprenant un logiciel devis-facturation et un logiciel de comptabilité ; un logiciel de gestion commerciale ainsi qu’un logiciel de comptabilité. Si vous envisagez de déléguer à un expert-comptable,, alors, un simple logiciel de facturation est suffisant.
L’ergonomie et la praticité du logiciel
Il est essentiel que le logiciel de facturation soit intuitif et clair. La navigation doit également être parfaitement fluide et son interface simple. Lors de son utilisation, vous devez vous sentir à l’aise. Donc, avant de l’acheter, prenez le temps de faire un test. Par ailleurs, il faut aussi vous assurer si le logiciel permet l’injection des données dans la comptabilité d’une manière automatique ou d’une façon manuelle selon vos besoins.
Les possibilités de personnaliser le logiciel de facturation
Privilégiez un logiciel de facturation qui donne les possibilités de personnalisation. Par exemple, un outil qui vous permet d’ajouter le logo de votre entreprise ou encore le choix de la nature et de la couleur de la police. Un logiciel permettant l’enregistrement des modèles de factures différents selon le destinataire est également très intéressant. Dans tous les cas, évitez tout logiciel qui ne vous met pas en confiance.
Comment reconnaît-on un logiciel de facturation performant ?
Pour identifier un logiciel de facturation fiable et performant, il existe quelques indicateurs auxquels vous pouvez vous fier. Tout d’abord, un logiciel de facturation tend à simplifier les démarches. Il faut donc dénicher un logiciel simple d’utilisation où les processus sont automatisés au maximum. Vous n’avez plus qu’à remplir les informations relatives à la commande et la facture se génère automatiquement. L’ergonomie du site doit intelligemment être pensée pour tous les types de gestionnaires, aussi bien dans les domaines étroitement liés à l’informatique que pour les métiers de l’artisanat.
De plus, un outil performant doit regrouper toutes les tâches liées à la facturation au sein de votre société. Aussi bien auprès de vos clients, que pour vos achats de matière première et vos rapports d’activités périodiques. Par ailleurs, les plateformes performantes proposent généralement des solutions de paiement, aussi appelé Terminal de Paiement (TPE), directement reliés aux processus de facturation.
Enfin, un logiciel de facturation est un logiciel disponible partout et tout le temps, qui propose une connexion sécurisée et un accès instantané sans problème de maintenance. Ce sont tous ces critères qu’il faut considérer au moment du choix du logiciel.
