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Pour la destruction de leurs documents confidentiels, la plupart des entreprises font appel à des professionnels. Cette tâche n’est pas aisée, car il faut s’assurer de la sécurité des documents à détruire. Ceci est très important pour l’entreprise et pour son image. Vous avez envie de déléguer la prestation relative à la destruction de documents confidentiels, mais vous ne savez pas par où commencer ? Découvrez ici comment vous y prendre pour éviter les éventuelles fuites de documents confidentiels.
Bien choisir le prestataire pour la destruction d’archives confidentielles
Le choix du prestataire pour la destruction archives confidentielles est très important, car il permet d’avoir la certitude que les documents seront détruits en toute confidentialité. Ce choix se fait donc après des examens minutieux de certains critères afin d’être sûr d’avoir le bon prestataire. En fait, il va au-delà d’un simple prestataire, c’est plutôt un partenaire et il doit vous inspirer confiance. Le choix de votre prestataire passe donc la vérification des éléments suivants : sa réputation, la conformité vis-à-vis des lois en vigueur, la qualité de ses employés, la traçabilité des différentes opérations effectuées, etc.
- La réputation
Faites des recherches en ligne pour vous assurer que cette entreprise est bien dans le domaine de la destruction de documents confidentiels et qu’elle jouit d’une excellente réputation. Prenez donc les coordonnées de cette entreprise et vérifiez-les.
- La compétence des employés
Rassurez-vous premièrement de la compétence des employés dans la gestion de la confidentialité et de leur processus de recrutement. Vérifiez également leur probité morale ou prenez des avis de certaines personnes ayant collaboré avec cette entreprise.
- La traçabilité
La traçabilité de vos documents professionnels est un élément crucial. Cette entreprise doit donc vous fournir les garanties de la sécurité de vos données sur toute la chaîne du processus aboutissant à la destruction de vos documents confidentiels. Dans le cas où la destruction n’est pas faite sur votre lieu de travail, cette entreprise doit proposer la logistique adéquate permettant le convoi des documents sans aucun risque de fuite d’informations confidentielles.
Établir un partenariat de destruction d’archives confidentielles
Une fois l’étape du choix du prestataire franchie, rassurez-vous, le plus difficile est fait. En effet, quand le prestataire est qualifié, il est facile d’établir un partenariat avec lui. Ce partenariat s’établit bien évidemment avec un contrat qui vous lie au prestataire. Il (le contrat) doit stipuler clairement les différentes obligations du prestataire vis-à-vis de vous. C’est-à-dire souligner par exemple l’endroit où la destruction des archives confidentielles doit se faire. Sur ce point, il est vivement conseillé de le faire dans vos locaux quand cela est possible. C’est un choix capital. Si le prestataire propose de le faire hors de vos locaux, exigez de lui une évaluation des risques auxquels vos archives confidentielles peuvent être exposées. Le contrat doit également exiger un certificat de destruction (optionnel) et/ou de recyclage de vos données.
Enfin, il faut noter que vous êtes libre de vos exigences vis-à-vis du prestataire dans la mesure où elles sont faites sur une base légale. Nous espérons que ces informations pourront vous aider à déléguer la destruction de vos archives confidentielles en toute sécurité.
