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La BDESE ou Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales facilite le bon déroulement des activités d’une entreprise. Elle permet, en effet, de mettre à la disposition des représentants du personnel des informations économiques et sociales de l’entreprise. La BDESE s’impose à toute entreprise d’au moins 50 salariés. Alors, comment la mettre en place ?
Étape 1 : vérification de l’effectif
La mise en place BDESE devient imposable lorsque l’entreprise compte au moins 50 salariés. La BDESE est conçue pour un meilleur dialogue social et revient de charge à l’employeur. L’employeur est également chargé de sa mise à disposition et de sa mise à jour régulière. Elle représente le support à la préparation d’informations et la consultation du CSE.
Par ailleurs, lorsque le nombre du personnel est inférieur à 50, la mise en place BDESE n’est pas une obligation. Dans ce cas, c’est plutôt la mise en place du CSE qui s’impose. En effet, le CSE devient obligatoire pour toute entreprise d’au moins 11 salariés.
Étape 2 : mise en place du support de la BDESE
Dans la mise en place BDESE, le support est d’une importance capitale. Le support prend la forme numérique ou papier. Le format que doit prendre la BDESE se définit lors de sa mise en place.
Cependant, pour une entreprise comptant au-moins 300 salariés, le format papier n’est en aucun cas une option. L’employeur détermine le contenu du support en fonction des impositions de la loi. Le contenu est ensuite adapté à l’accord de la loi.
Étape 3 : définition du contenu de la BDESE
L’employeur dispose de la possibilité de fixer l’architecture, l’organisation et les modalités de fonctionnement de la BDESE par accord. Cette démarche n’est néanmoins pas obligatoire. Cependant, lorsque l’employeur juge préférable de ne pas passer par la négociation, la BDESE doit alors contenir les éléments suivants :
- les investissements et l’égalité professionnelle ;
- le détail des fonds propres, des endettements et des impôts ;
- la rémunération des salariés et dirigeants ;
- la représentation du personnel et les activités culturelles et sociales ;
- la rémunération des actionnaires et l’actionnariat ;
- les flux financiers à destination de l’entreprise ;
- le détail des partenariats conclus ;
- les transferts de capitaux, les cessions, les fusions, etc ;
- les conséquences environnementales des activités de l’entreprise.
Toutes ces données citées doivent impérativement porter sur l’année en cours. Par ailleurs, des informations complémentaires peuvent être ajoutées suite à un accord d’entreprise ou de groupe.
Étape 4 : définition de l’accès et la confidentialité de la BDESE
La quatrième phase de la mise en BDESE consiste à définir l’accès et la confidentialité de la base de données. Cette étape permet de connaître les règles relatives à l’accès BDESE et les conditions de confidentialité. Le but du système est de mettre à la disposition des représentants du personnel, les informations économiques et sociales de l’entreprise.
Étape 5 : mise à jour de la BDESE
La base de données économiques, sociales et environnementales de l’entreprise doivent être mises à jour par l’employeur. La mise à jour survient à l’entame de chaque nouvelle année ou suite à d’éventuelles réformes apportées.
Toutefois, la mise à jour de la BDESE doit être portée à la connaissance des représentants du personnel. Le code du travail impose que les représentants du personnel soient informés de l’actualisation de la BDESE. La BDESE est également consultable par l’inspection du travail.
