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Les séminaires d’entreprise sont généralement des sessions de travail pour les travailleurs. Ils sont organisés dans le cadre extraprofessionnel afin de stimuler la créativité ainsi que la productivité des différents collaborateurs. Ce type d’évènement peut se faire en un ou plusieurs jours. Il peut également être d’une plus grande envergure quand il concerne tous les collaborateurs. Comment organiser un séminaire d’entreprise original ? Éléments de réponse ici !
Définissez les objectifs et choisissez le thème du séminaire
La première chose à faire pour organiser un séminaire d’entreprise original est de définir ses objectifs. Pour organiser ce type de séminaire, vous devez donc définir clairement le but et la cible. En effet, l’organisation de l’évènement sera différente selon le type de séminaire considéré. Il y a par exemple, le séminaire organisé pour les clients, pour des partenaires ou encore pour le personnel.
Vous devez aussi choisir un thème précis ainsi que le format qui vous convient. Le format est aussi fonction du public ainsi que des objectifs. La deuxième étape est de trouver un intitulé adéquat. Il faut que ce dernier soit intéressant et accrocheur. Le projet doit s’articuler autour de ce thème particulier. Avec l’intitulé et le thème, vous pourrez organiser un week-end, un dîner ou encore une journée.
Établissez le budget de l’évènement et sélectionnez le lieu
Vous devez aussi définir un budget. Il doit être élaboré en fonction des contraintes internes et aussi des critères précédents. La troisième étape, c’est de choisir une date précise. C’est important de s’assurer que les concernés pourront vraiment participer à l’événement. Évitez les dates qui pourraient compromettre la disponibilité des différents participants ainsi que le succès de l’évènement. Ne choisissez donc pas :
- les jours de vacances scolaires,
- les jours avec des évènements sportifs sur le plan national,
- les week-ends prolongés.
Tenez compte de la capacité d’accueil du lieu et aussi de sa facilité d’accès. Il est préférable de visiter physiquement les lieux avant de vous décider sur l’opportunité de ce genre d’affaires. Vous pourrez aussi demander une réservation si le lieu vous convient afin d’éviter toute déconvenue.
Élaborez le planning et le rétroplanning pour vous assurer du bon déroulement de l’évènement
Le planning du séminaire d’entreprise doit être établi avec soin. Il doit également être communiqué à l’avance aux différents participants. Le planning doit comprendre les heures des activités et des différentes conférences. Prévoyez aussi les moments de pause ainsi qu’une marge pour gérer éventuellement les imprévus. Le plan de communication est important pour la planification de ce type d’évènement. En effet, vous devez prévenir les invités afin qu’ils puissent intégrer ce jour important dans leur planning.
Cette technique vous permet de recevoir leurs réponses. Vous connaîtrez de ce fait, le nombre de personnes que vous aurez à accueillir durant votre séminaire. Si vous avez choisi un code vestimentaire, vous devez aussi prévenir vos invités de ce fait. Quant au rétroplanning, il doit tenir compte des réservations que vous avez effectuées. Les interlocuteurs que vous devez prévenir ainsi que des différents acomptes que vous devez verser sont aussi à considérer. Veillez aussi à prévoir une marge adéquate dans le but de ne pas compromettre l’évènement par un retard ou un imprévu quelconque.
